Funciones de Caj贸n de dinero
Esta secci贸n describe las siguientes funciones de caj贸n de dinero:
Asignar un Caj贸n
Para asignar un caj贸n:
En la parte superior izquierda de la pantalla, seleccione el icono de la hamburguesa
.En el men煤 Navegaci贸n de Sistema, seleccione Funciones.
En el men煤 Cajones de la pantalla Funciones, seleccione Asignaci贸n de Caj贸n.
En la pantalla Asignaci贸n de Caj贸n, localice el caj贸n a asignar.
En la columna 础肠肠颈贸苍, seleccione Asignar Caj贸n.
En la ventana Asignar Empleado, localice al empleado a asignarle al caj贸n.
En la fila del nombre del empleado, seleccione Asignar. Se notifica al empleado de su asignaci贸n de caj贸n cuando marca su entrada en Entrada de 脫rdenes.
Sobre los Modos Bancarios
Una terminal de 贸rdenes est谩 configurada para operar en uno de los siguientes modos bancarios:
Empleado - Los cajones de dinero son asignados a un empleado espec铆fico. S贸lo el empleado asignado al caj贸n puede marcar su entrada y ejecutar transacciones de cobro durante la sesi贸n.
Terminal - Cualquier empleado con los permisos de rol de usuario apropiados puede marcar su entrada y ejecutar transacciones de cobro durante la sesi贸n. La funci贸n de asignaci贸n manual de caj贸n no est谩 disponible.
Ninguna - La terminal se usa s贸lo para la entrada de 贸rdenes, no para cobrar 贸rdenes ni recolectar pagos (ej. Tomador de 贸rdenes del Autoservicio, Rompedor de Filas, Pedidos de Mesas). Una sesi贸n de caj贸n de dinero no est谩 asociada con la terminal.
Asignaciones de Caj贸n en Terminales de Auto Servicio
Lo siguiente describe como se manejan las asignaciones de cajones en terminales de auto servicio.
Si las siguientes condiciones se cumplen:
No est谩 activa ninguna sesi贸n de caj贸n en la terminal de auto servicio.
El operador no est谩 asignado a un caj贸n.
Entonces se le pide al operador aceptar la asignaci贸n de caj贸n (e ingresar la cantidad inicial de dinero) cuando:
El operador selecciona Nueva Orden para iniciar una nueva orden en la pantalla Auto Servicio.
El operador selecciona Pagar para cobrar una orden no pagada en la pantalla Auto Servicio.
El operador selecciona Pagar para cobrar una orden no pagada en la pantalla 脫rdenes Abiertas y Suspendidas.
Si el operador no tiene el permiso para auto asignarse un caj贸n, se le pide que llame a su gerente para asignaci贸n de caj贸n.
Nota
Si la operaci贸n por defecto de la orden para la terminal es Enviar, el operador no tiene la opci贸n de cobrar una orden.
Reasignar un Caj贸n
Para reasignar un caj贸n:
En la parte superior izquierda de la pantalla, seleccione el icono de la hamburguesa
.En el men煤 Navegaci贸n de Sistema, seleccione Funciones.
En el men煤 de Cajones del men煤 Funciones, seleccione Asignaci贸n de Caj贸n.
En la pantalla Asignaci贸n de Caj贸n, localice el caj贸n a reasignar.
En la columna 础肠肠颈贸苍, seleccione Reasignar Caj贸n.
En la ventana Asignar Empleado, localice al empleado para la asignaci贸n de caj贸n.
En el rengl贸n del nombre de empleado, seleccione Asignar.
Cajones de Dinero Dobles
La aplicaci贸n de 贸rdenes soporta dos (2) cajones de dinero f铆sicos en la misma terminal. Esta caracter铆stica controla la responsabilidad del efectivo en entornos donde m煤ltiples operadores usan la misma terminal para cobrar 贸rdenes.
Se les pide a los cajeros seleccionar una asignaci贸n de caj贸n cuando marcan su entrada a la terminal.
Seleccionar Asignar a m铆 para aceptar la asignaci贸n de caj贸n y comenzar una nueva sesi贸n de cobro.
Si no se requiere una asignaci贸n de caj贸n:
Seleccione Continuar Sin Caj贸n para ir a la pantalla de inicio.
Seleccione la X roja para ir al men煤 Navegaci贸n del Sistema.
Si s贸lo uno (1) de los dos (2) cajones no est谩 asignado, se le pide al operador confirmar su asignaci贸n al caj贸n sin asignar.
Seleccione Continuar para aceptar la asignaci贸n de caj贸n e iniciar una nueva sesi贸n de cobro.
Si no se requiere una asignaci贸n de caj贸n:
Seleccione Cancelar para ir a la pantalla de inicio.
Seleccione la X roja para ir al men煤 Navegaci贸n del Sistema.
Si ambos cajones ya est谩n asignados a otros operadores, se le pide al operador contactar a su gerente.
Seleccione Marcar Salida para marcar su salida de la terminal.
Si no se requiere una asignaci贸n de caj贸n:
Seleccione Continuar Sin Caj贸n para ir a la pantalla de inicio.
Seleccione la X roja para ir al men煤 Navegaci贸n del Sistema.
Se proporciona un operador con el permiso de rol de usuario para usar el caj贸n de otro operador mediante la opci贸n Usar Caj贸n. La propiedad del caj贸n no cambia si la opci贸n Usar Caj贸n es seleccionada.
Asignaci贸n de Cajones de Dinero Dobles
Para abrir la pantalla Asignaci贸n de Caj贸n:
En la parte superior izquierda de la pantalla, seleccione el icono de la hamburguesa
.En el men煤 Navegaci贸n del Sistema, seleccione Funciones.
En el men煤 Cajones de la pantalla Funciones, seleccione Asignaci贸n de Caj贸n.
En la pantalla de Asignaci贸n de Caj贸n, el gerente del sitio puede ejecutar las siguientes acciones en un ambiente de cajones de dinero dobles:
Ver las asignaciones de caj贸n actuales.
Asignar un caj贸n.
Cambiar una asignaci贸n de caj贸n a otro operador - esta funci贸n no est谩 disponible si el estatus de la sesi贸n de cobro es Abierta.
Ver la Lista de Cajones
La lista de Cajones muestra los siguientes detalles de cada caj贸n de dinero:
La fecha de negocios asociada con el caj贸n.
El n煤mero de caj贸n asociado con la terminal.
El nombre del empleado asignado al caj贸n.
La fecha y hora cuando el caj贸n fue actualizado por 煤ltima vez.
El estatus del Caj贸n.
Para ver la Lista de Cajones:
En la parte superior izquierda de la pantalla, seleccione el icono de la hamburguesa
.En el men煤 Navegaci贸n del Sistema, seleccione Funciones.
En la columna de Cajones de la pantalla Funciones, seleccione Lista de Cajones.
Estatus de Caj贸n
La tabla siguiente describe los estatus de los cajones de dinero.
Estatus | 顿别蝉肠谤颈辫肠颈贸苍 |
|---|---|
Abierto | La sesi贸n de cobro est谩 activa y puede aceptar y cobrar 贸rdenes. |
Cerrado | La sesi贸n de cobro est谩 cerrada ante el ingreso y cobro de 贸rdenes. |
Contado | La sesi贸n de cobro est谩 finalizada y los fondos en el caj贸n est谩n contados. |
Suspendido | La sesi贸n de cobro todav铆a est谩 abierta, pero no est谩 disponible para aceptar o cobrar 贸rdenes. |
Buscar la Lista de Cajones
Para buscar un caj贸n por su propietario:
En la parte superior derecha de la pantalla Lista de Cajones, localice el campo Buscar.
En el campo Buscar, escriba el nombre del propietario del caj贸n.
Filtrar la Lista de Cajones
En el panel de Filtros, seleccione el criterio para delimitar lo que se muestra en la Lista de Cajones. Los filtros disponibles incluyen:
Fecha de Negocios - Especifica una fecha de negocios o rango de fechas.
Hora - Especifica un rango de horas.
Propietario - Seleccione Empleado y/o Terminal.
Estado - Seleccione el estado del caj贸n.
Para aplicar un filtro r谩pido:
En la cabecera de la pantalla, a la izquierda del campo Buscar, seleccione la lista desplegable de filtros r谩pidos.
En la lista desplegable de filtros r谩pidos, seleccione el filtro. Los filtros disponibles incluyen:
Todos los Cajones - Lista todos los tipos de caj贸n. El panel de Filtros permanece disponible con esta selecci贸n.
Abierta y Suspendida - Lista sesiones de caj贸n con estado Abierta o Suspendida.
Contado - Muestra sesiones de caj贸n que est谩n contadas.
Cerrado - Lista sesiones de caj贸n con estado Cerrado. Cuando est谩 seleccionado, un selector Se espera a contarse se muestra en la parte superior derecha de la pantalla.
Cuando el selector Se espera a contarse est谩 habilitado, se listar谩n s贸lo los cajones que est谩n listos para ser contados.
Cuando el selector Se espera a contarse est谩 deshabilitado, se listar谩n todos los cajones Cerrados.
Flotar una Caja
La caracter铆stica de Flotar una Caja permite al gerente del sitio mover una caja (o caj贸n de dinero) de una terminal a otra. Los totales financieros asociados con la caja seguir谩n al operador a la otra terminal.
Nota
Esta caracter铆stica solo est谩 disponible para esquemas de terminal en Modo Empleado Bancario.
Para flotar una caja:
En la parte superior izquierda de la pantalla, seleccione el icono de la hamburguesa
.En el men煤 Navegaci贸n de Sistema, seleccione Funciones.
En la columna de Cajones en la pantalla Funciones, seleccione Cerrar Caj贸n.
En la ventana Cerrar Caj贸n, seleccione Flotar.
Mueva la caja a la otra terminal.
Retiros de Efectivo
Un Retiro de Efectivo es un procedimiento auditado donde el gerente retira el exceso de efectivo de un caj贸n de dinero activo y entonces transfiere el efectivo a una caja fuerte. Esta acci贸n reduce la oportunidad de robo.
La siguiente informaci贸n se captura e imprime cuando se ejecuta un Retiro de Efectivo:
Nombre del Cajero
ID del Cajero
Cantidad de Dinero
Fecha/Hora
Nombre del Gerente
Notas Adicionales:
Los Retiros de Efectivo se listan en la pantalla Conteo de Caj贸n - Variaci贸n cuando se cierra y se cuenta el caj贸n.
Los Retiros de Efectivo cuentan para los dep贸sitos y se incluyen en los totales de dep贸sito en los reportes.
Un Retiro de Efectivo puede no resultar en un caj贸n de dinero que contenga menos efectivo que el definido en la Cantidad Inicial.
Para realizar un retiro de efectivo:
En la parte superior izquierda de la pantalla, seleccione el icono de la hamburguesa
.En el men煤 Navegaci贸n del Sistema, seleccione Funciones.
En la columna de Pagos de la pantalla Funciones, seleccione Retiro de Efectivo.
En ambientes donde se usan m煤ltiples cajones en la misma terminal, seleccione la sesi贸n de caj贸n que aplica.
Escriba la cantidad de dinero retirada del caj贸n.
Seleccione Aplicar.
Pagos de Entrada
Los Pagos de Entrada mantienen un registro auditable de dinero agregado a un caj贸n de dinero f铆sico que no est谩 asociado con transacciones de venta.
Por ejemplo, ejecute una transacci贸n de Pago de Entrada para proveer un registro auditable por los $10 agregados al caj贸n de dinero cuando un empleado paga $10 por un uniforme de trabajo.
Para ejecutar una transacci贸n de Pago de Entrada:
En la parte superior izquierda de la pantalla, seleccione el icono de la hamburguesa
.En el men煤 Navegaci贸n del Sistema, seleccione Funciones.
En la columna de Pagos de la pantalla Funciones, seleccione Pagos de Entrada.
En ambientes donde se usan m煤ltiples cajones en la misma terminal, seleccione la sesi贸n de caj贸n que aplica.
En la lista de C贸digos de Motivos, seleccione el motivo de la transacci贸n y escriba un comentario opcional (si aplica).
En la lista Cuentas de LM, seleccione la cuenta de libro mayor aplicable.
Ingrese el importe.
Seleccione PAGO DE ENTRADA.
Cuando se le pida finalizar la transacci贸n, seleccione Si.
Nota
El gerente del sitio tambi茅n puede ejecutar una transacci贸n de Pago de Entrada para un caj贸n Abierto desde la pantalla de Lista de Cajones.
Pagos de Salida
Los Pagos de Salida mantienen un registro auditable del dinero retirado de un caj贸n de dinero f铆sico y usado para gastos del negocio.
Por ejemplo, ejecute una transacci贸n de Pago de Salida para proveer un registro auditable por el dinero retirado del caj贸n de dinero para pagar por materiales de oficina.
Para ejecutar un Pago de Salida:
En la parte superior izquierda de la pantalla, seleccione el icono de la hamburguesa
.En el men煤 Navegaci贸n del Sistema, seleccione Funciones.
En la columna de Pagos de la pantalla Funciones, seleccione Pagos de Salida.
En ambientes donde se usan m煤ltiples cajones en la misma terminal, seleccione la sesi贸n de caj贸n que aplica.
En la lista de C贸digos de Motivos, seleccione el motivo de la transacci贸n y escriba un comentario opcional (si aplica).
En la lista Cuentas de LM, seleccione la cuenta de libro mayor aplicable.
Ingrese el importe.
Seleccione PAGO DE SALIDA.
Cuando se le pida finalizar la transacci贸n, seleccione Si.
Nota
El gerente del sitio tambi茅n puede ejecutar una transacci贸n de Pago de Salida para un caj贸n Abierto desde la pantalla de Lista de Cajones.
Cerrar un Caj贸n de dinero
Cuando el estado y estatus de una sesi贸n de cobro sea Cerrado, la sesi贸n puede ya no aceptar ingresar o cobrar 贸rdenes.
Para cerrar un caj贸n:
En la parte superior izquierda de la pantalla, seleccione el icono de la hamburguesa
.En el men煤 Navegaci贸n de Sistema, seleccione Funciones.
En la columna de Cajones en la pantalla Funciones, seleccione Cerrar Caj贸n.
En el atajo de men煤, seleccione la sesi贸n de cobro a cerrar.
Contar un Caj贸n
Para contar un caj贸n:
En la parte superior izquierda de la pantalla, seleccione el icono de la hamburguesa
.En el men煤 Navegaci贸n del Sistema, seleccione Funciones.
En la columna de Cajones de la pantalla Funciones, seleccione Lista de Cajones.
En la fila del caj贸n deseado, seleccione la flecha abajo junto a Acciones.
En la lista desplegable de Acciones, seleccione Contar Caj贸n.
Use el teclado num茅rico en el formulario proporcionado para ingresar la cantidad de cada moneda y billete en el caj贸n. Por ejemplo, si tiene 17 centavos en el caj贸n, escriba 17 en el campo Centavos.
En la parte inferior derecha, seleccione Siguiente Tipo para seleccionar el siguiente campo del formulario.
En el campo Otro, ingrese la cantidad en el caj贸n de dinero que no es ni moneda ni billete. Por ejemplo, cheques personales.
El campo Total muestra el total actual de dinero.
Despu茅s de contar todos los fondos en el caj贸n de dinero, seleccione Finalizar. La pantalla Contar Caj贸n - Variaci贸n se abre y muestra la variaci贸n entre el conteo del sistema y el conteo manual de los fondos en el caj贸n.
Efectivo Esperado - El conteo de fondos hecho por el sistema en el caj贸n.
Efectivo Contado - El conteo de fondos hecho por el empleado en el caj贸n.
Seleccione OK para cerrar la ventana Contar Caj贸n - Variaci贸n O seleccione Volver a Contar para recontar los fondos en el caj贸n de dinero.
Nota
El administrador del sistema puede configurar la aplicaci贸n para que el total de ventas esperadas de la sesi贸n no se muestre.
Conteo autom谩tico de Cajones durante el Fin de D铆a (FDD)
El administrador del sistema puede configurar la aplicaci贸n para contar autom谩ticamente las sesiones de cobro que se cierran durante el FDD. Se inician autom谩ticamente nuevas sesiones de cobro.
Un operador puede reservar una cantidad esperada para la sesi贸n de cobro cerrada e ingresar una sola cuenta para la nueva sesi贸n de cobro que se crea por la operaci贸n de FDD cuando se cierra.
Esta caracter铆stica solo aplica a sesiones de cobro activas asignadas que son cerradas y para las que nuevas sesiones de cobro son autom谩ticamente creadas (ej. casos donde hay dos sesiones de cobro virtuales con fondos en una sola caja f铆sica).
Las sesiones de cobro Suspendidas (flotadas) que son cerradas autom谩ticamente al FDD NO son contadas autom谩ticamente.
Los cajones contados autom谩ticamente son identificados en el Reporte de Auditor铆a de Caj贸n - se muestra un identificador "AUTO-CONTADO" en la parte superior derecha del encabezado del reporte. Los cajones Auto-contados se identifican y diferencian de los cajones contados manualmente en la Lista de Cajones.